Un importante número de proveedores son necesarios a la hora de organizar un evento y convertirlo en una experiencia única.
Es vital planear cada paso con el fin de evitar cualquier tipo de contratiempos o errores antes, durante y después del evento. Es por esto que en esta instancia, armar un documento base de trabajo o brief, resulta ser una herramienta efectiva.
¿Cómo lo hago?
El documento debe incluir toda la información necesaria sobre el proyecto y las necesidades. Esto te va a permitir recibir propuestas lo más específicas y adaptadas posibles.
En el documento de trabajo debes indicar de forma clara:
- Descripción del evento, fecha y tipo de evento.
- Cuáles son los objetivos que te propones lograr.
- Alcance ( nacional, local, regional)
- Público al que está dirigido
- Las necesidades según el tipo de evento (salón, técnica y sonido, ambientación, gastronomía y vajilla etc)
- Tiempos
- Presupuesto
Una vez armado el documento base, te va a servir para visualizar el marco general de tu evento, planificar minuciosamente cada paso y saber cuáles son los proveedores necesarios para contactar y comenzar a pedir presupuesto.